ברשויות מקומיות רבות קיימת התלבטות האם לאחד את יחידת השכר עם יחידת משאבי אנוש או לבצע הפרדה מלאה ביניהן בתחומי האחריות והסמכות. הרבה פעמים אני נשאלת מי אחראי על טיפול בסוגיות שונות , משאבי אנוש או שכר.
במסגרת תפקידי ניהול משאבי אנוש ושכר שביצעתי הן בחברות ממשלתיות והן ברשויות מקומיות, ניהלתי יחידות שעברו איחוד וגם יחידות שהייתה ביניהן הפרדה מלאה. גם במסגרת הייעוץ לרשויות מקומיות, אני נשאלת לעיתים קרובות ע"י מנכ"לים מה הכי נכון לארגון, הפרדה או איחוד. ראשית, עלי לומר שאין כאן נכון ולא נכון.
כל ארגון והמבנה הארגוני שלו, זרימת העבודה בין היחידות השונות, רמת החיכוך אם קיימת בין שתי היחידות ורמת השירות שהעובד מקבל מהיחידות. נקודה נוספת שמטרידה מנכ"לים היא מי רואה את התמונה הכוללת של שכר ומשאבי אנוש גם יחד על מנת לנתח ולעקוב אחר תקינת כ"א אל מול מצבת כ"א ועלויות שכר – סמנכ"ל/מנהל אגף משאבי אנוש ושכר במידה ושתי היחידות כפופות לו או המנכ"ל במידה ויחידת השכר מופרדת ממשאבי אנוש וכפופה לגזבר.
אנסה להאיר מעט את תחומי האחריות והסמכות של כל יחידה וכפועל יוצא מכך היתרונות והחסרונות של כל בחירה – איחוד או הפרדה.
עפ"י הגדרות התפקידים המופיעות בקובץ תיאורי התפקיד של משרד הפנים:
חשב שכר מרכז את נושא תשלום השכר לעובדים ברשות המקומית הכולל תשלומי שכר לעובדים, הפקת משכורת, הנחיות בנושאי הסכמי השכר ועוד.
רכז משאבי אנוש מטפל במשימות הנגזרות מתהליכי ניהול המשאב האנושי ברשות הכולל מיון וגיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים, טיפול בנושאי משמעת, מעקב אחר תקינת הארגון, ריכוז פעולות הדרכה ורווחה לעובדי הארגון וטיפול בסיום העסקת עובד.
על פניו שני עולמות תוכן שונים שגם דרישות הסף לתפקידים שונות. בעוד שחשב שכר צריך להיות בעל תעודת חשב שכר, רכז משאבי אנוש מספיק שתהיה לו הבנה וניסיון בעולם משאבי אנוש. במירב הרשויות קיימת הפרדה בין היחידות וקיים סנכרון בין שתי היחידות. לכל יחידה ישנן המטלות הנגזרות מתפקידן. אך במקרים רבים קיימות נקודות חיכוך רבות בין שתי היחידות, מתחים לגבי הסמכויות של כל יחידה וטענות לאי איזון ברמת העומס, האחריות והתפקוד ביניהן.
מעט על החסרונות והיתרונות של איחוד או הפרדה-
כשיש הפרדה בין היחידות:
תנאי העסקה ושכר לעובד חדש – יחידת השכר מקבלת את נתוני העובד ממשאבי אנוש ומכינה את תנאי השכר, אך לפעמים המידע בדרך נשמט או לא מועבר היטב ואז צצות טעויות בשכר העובד.
בירור תנאי העסקה ושכר של עובד – עובד שרוצה לברר את תנאי העסקתו, לא תמיד ברור לו למי הוא צריך לפנות: לשכר או למשאבי אנוש, ואז הוא פונה לשני הגורמים וזה יוצר סרבול במתן השירות לעובד.
סיום העסקת עובד– לפעמים גמר החשבון לעובד שגוי עקב אי קבלת מלוא המידע ממשאבי אנוש. כשהמידע מסונכרן ושני הגורמים יושבים יחד אז אין בעיה אך כשאין שיתוף פעולה בין הגורמים, עשויות להיווצר טעויות.
כשיש איחוד בין היחידות:
הכשרה– רכז משאבי אנוש חייב להיות גם חשב שכר. זהו תחום הדורש מקצועיות רבה ולא תמיד ניתן למצוא בעלי מקצוע הבקיאים בשני התחומים גם יחד.
טיפול מרוכז בעובד– הרכז מטפל בעובד גם בתנאי העסקתו וגם בתנאי שכרו. העובד מקבל שרות מגורם אחד בלבד ומקבל ממנו את כל המידע הנדרש. מידע אינו נופל בין הכיסאות עקב פיצול בין שכר ומשאבי אנוש.
בקיאות והתעדכנות תמידית – הרכז צריך להיות בקיא בתחומי השכר ומשאבי אנוש ולהתעדכן כל הזמן בהסכמים קיבוציים חדשים, חוזרי הממונה על השכר ועוד.
כמי שמלווה רשויות בתהליכי ייעוץ בתחומי משאבי אנוש, כולל בנושא איחוד או הפרדה בין יחידות משאבי אנוש ויחידת השכר, עליי לציין שזהו תהליך מורכב וטעון עד לקבלת ההחלטה ויישומה בשטח. זהו תהליך שהטמעתו מלווה בפירוק מתחים, הגדרה מחדש והכשרה בהתאם.
מאמר דעה נכתב על ידי תמי כהן, מומחית בתחום משאבי אנוש ברשויות המקומיות ובחברות ממשלתיות.
www.tami-cohen.com
tamicho1234@gmail.com
